พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ คือ ร่างกฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการพัฒนาประเทศด้วยการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาประยุกต์ใช้ในการบริหารราชการแผ่นดินและการบริการสาธารณะ เพื่อประโยชน์ในการบริหารราชการแผ่นดินและอำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชน
ข้อดีของการมี พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ มีดังนี้
– ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารราชการแผ่นดิน
– ยกระดับคุณภาพชีวิตของประชาชน
– อำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน
– ช่วยลดต้นทุนกระดาษและวัสดุสิ้นเปลือง
– ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร และยังเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลอีกด้วย
ไม่ใช่เพียงภาครัฐหรือหน่วยงานราชการเท่านั้นที่สามารถใช้ได้ ทุกองค์กรก็สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้เช่นกัน
ระบบสำนักงานอัจฉริยะ คือซอฟต์แวร์อัจฉริยะที่จะเข้ามาช่วยบริหารระบบงานภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับ “พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์” และ “ข้อกำหนด PDPA” ซึ่งภายในซอฟต์แวร์ตัวนี้จะช่วยจัดการงานเอกสาร และงานประชุมต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
– ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) จะเข้ามาช่วยสนับสนุนงานด้านสารบรรณทั้งหมด เช่น การลงทะเบียนเพื่อออกเลขรับเลขส่งเอกสาร, การรับ-ส่ง-เสนอ และเกษียนหนังสือออกภายในหน่วยงาน, รับส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน, มีเครื่องมือช่วยในการสืบค้น, สามารถติดตามหนังสือที่ต้องการได้ โดยระบบสำนักงานอัจฉริยะจะสอดคล้องกับ พรบ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
– ระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (Document Management System) ช่วยในการจัดเก็บและค้นเอกสารกระดาษภายในองค์กรในรูปแบบไฟล์ชนิดต่างๆ เช่น Microsoft Word, PDF, ภาพ, เสียง และไฟล์อื่นๆ ง่ายต่อการสืบค้นและเรียกดูเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ในการเข้าใช้ระบบ มีระบบแจ้งเตือนล่วงหน้า และสอดคล้องกับข้อกำหนด PDPA ซึ่งกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
– งานระบบบริหารวาระการประชุม (Agenda Management System) ระบบจะสนับสนุนงานการประชุมทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มสร้างหัวข้อในการประชุมเพื่อเสนอผ่านระบบ การนำหัวข้อหรือประเด็นต่างๆ มาจัดเข้าวาระการประชุม การบันทึกรายละเอียดผู้ร่วมประชุม การเรียกดูวาระการประชุม การบันทึกมติที่ประชุม และการติดตามผลมติในที่ประชุม
